Multitasking no trabalho: por que parece produtivo e prejudica a tua carreira

Numa entrevista de emprego, soa a característica de sonho; no dia a dia, parece um turbo de produtividade: conseguir tratar de muitas tarefas em paralelo. Quem dá a ideia de estar sempre ocupado, não se queixa e “mete mãos à obra” em todo o lado, espera ganhar mais reconhecimento, melhores avaliações e a próxima promoção. Só que esse mesmo comportamento pode reduzir o teu desempenho, sobrecarregar o teu cérebro - e, a médio/longo prazo, deitar por terra as tuas hipóteses de carreira.

Porque é que o multitasking no trabalho parece tão tentador

Nos escritórios actuais, os estímulos multiplicam-se: entram e-mails, o smartphone vibra, as mensagens de chat exigem resposta imediata e, ao mesmo tempo, um meeting vai decorrendo em segundo plano. Muitos chefes passam, de forma subtil, a mensagem de que quem está sempre “ligado” é mais empenhado.

Por isso, não admira que, em entrevistas, muitos candidatos digam com orgulho que conseguem “fazer malabarismo com muitas bolas no ar”. Na prática, por trás dessa frase costuma estar a esperança de:

• mostrar diligência e capacidade de aguentar pressão
• parecer indispensável
• ser visto como especialmente flexível
• subir mais depressa em responsabilidade e salário

No trabalho, isto costuma traduzir-se em cenários como estes: a reunião de equipa está a decorrer e tu já estás a mexer na próxima apresentação. Durante uma chamada com um cliente, vais respondendo a e-mails. Entre dois compromissos, ainda verificas a planificação de pessoal - e, ao almoço, respondes às mensagens de chat dos colegas.

Muitas vezes, o multitasking parece eficiente, mas na realidade provoca sobretudo stress contínuo e perda de qualidade.

O que acontece, de facto, no teu cérebro quando fazes tudo ao mesmo tempo

A investigação é muito clara neste ponto: as pessoas não foram feitas para executarem, com concentração, várias tarefas exigentes em simultâneo. Aquilo a que chamamos “multitasking” é, na verdade, uma alternância muito rápida entre actividades diferentes.

Os psicólogos falam em alternância de tarefas. Ou seja: o teu cérebro muda constantemente de foco - do e-mail para a conversa, da conversa para a tabela, da tabela de volta para o chat. E cada uma dessas microtransições consome tempo e energia.

Como o multitasking baixa o teu desempenho

Os estudos indicam que este salto permanente de um lado para o outro traz vários efeitos negativos:

• Menos concentração: a atenção fica dispersa e distrai-te com mais facilidade.
• Mais erros: quanto mais mudas, maior é a probabilidade de falhas por distração.
• Trabalho mais lento: cada “recomeço” custa segundos ou minutos - ao longo do dia, isso soma horas.
• Memória mais fraca: tanto o desempenho da memória de trabalho (curto prazo) como o armazenamento a longo prazo podem ser afectados.
• Nível de stress mais alto: o sistema nervoso mantém-se em modo de alerta, porque nada parece realmente “fechado”.

Num estudo de 2016, verificou-se até que quem vive de forma contínua em modo multitasking pode desenvolver alterações em áreas do cérebro responsáveis pela regulação da motivação, pelo controlo emocional e pelo controlo cognitivo. Em outras palavras: quando fazes tudo em paralelo o tempo todo, estás a treinar o teu cérebro para se focar cada vez pior.

Travão de carreira, em vez de impulsionador

À primeira vista, a pessoa do multitasking pode parecer um pilar de desempenho: sempre disponível, sempre “de cabeça” em todo o lado. Com o tempo, porém, a qualidade desce - e isso também é notado pelas chefias.

Consequências típicas no dia a dia de trabalho:

• Os relatórios passam a ter mais incoerências ou erros de digitação.
• As conversas com clientes ou colegas tornam-se superficiais, e perdem-se nuances importantes.
• Tarefas estratégicas arrastam-se, porque são interrompidas constantemente por pequenas urgências.
• Transmites pressa em vez de segurança e controlo.

Fazer carreira não é fazer o máximo de coisas ao mesmo tempo - é fazer a coisa certa, na altura certa, com presença total.

Quem está em posição de progredir é muitas vezes avaliado pela capacidade de conduzir temas complexos com fiabilidade, definir prioridades e manter os riscos sob controlo. Se pareces constantemente interrompido, não tomas decisões claras e te perdes em micromanagement, desces na percepção da liderança.

Como perceberes que caíste na armadilha do multitasking

Muita gente já nem se apercebe do quanto se habituou ao ruído permanente do trabalho. Eis alguns sinais de alerta comuns que apontam para uma rotina de multitasking potencialmente perigosa:

• Começas dois projectos ao mesmo tempo, sem fechares nenhum de forma clara.
• A caminho do trabalho, tens o rádio ligado e, em paralelo, já estás a planear reuniões e a ver (por vezes de forma proibida) o telemóvel no semáforo.
• Fazes chamadas enquanto tentas, ao mesmo tempo, escrever actas, conceitos ou e-mails.
• Há sempre um ecrã a correr em fundo: enquanto respondes a e-mails, está a decorrer uma videoconferência ou uma formação online.
• Em reuniões, saltas frequentemente para programas de chat ou vais percorrendo notícias e redes sociais.
• Alguém está a falar contigo e tu já estás, mentalmente, a actualizar a lista de tarefas e a escrever notas no sistema.

Se te revês em vários destes pontos, é muito provável que estejas a enfraquecer, sem dares por isso, a tua produtividade e as tuas hipóteses de carreira.

Como passares de multitasker crónico a profissional de foco

A boa notícia é que podes mudar a forma como trabalhas - passo a passo. Ninguém espera que, de um dia para o outro, passes a trabalhar em silêncio absoluto. O objectivo é gerir a tua atenção de forma muito mais consciente.

Estratégias concretas para o escritório

• Planear blocos de uma só tarefa: reserva, de propósito, 25–50 minutos seguidos para uma única actividade. Define um temporizador, desliga notificações e faz depois uma pausa curta.
• Reduzir o ruído digital: desactiva ou agrupa notificações emergentes de e-mail, ferramentas de chat e aplicações. Consulta e-mails apenas em horários definidos.
• Proteger conversas: quando estiveres a falar com alguém - presencialmente ou ao telefone - fecha o programa de e-mail e os separadores do navegador. Toma notas só no fim, em vez de tentares meio escrever e meio ouvir.
• Lista de prioridades de manhã: define com clareza: quais são hoje as três tarefas mais importantes, as que realmente fazem avançar? Trata dessas primeiro.
• Permitir micro-pausas: é preferível fechar os olhos por instantes ou dar uma volta pelo escritório do que, na “abertura”, pegar no telemóvel por reflexo.

Quanto mais intencional fores a dizeres “não” às distracções, mais visível fica a tua performance para os outros.

O que as lideranças devem aprender com isto

As oportunidades de carreira não dependem apenas do comportamento dos colaboradores, mas também da cultura da empresa. Quem bombardeia a equipa com e-mails, chats e tarefas espontâneas está, inevitavelmente, a criar multitasking.

As chefias podem corrigir o rumo se:

• definirem prioridades claras e realistas
• não confundirem disponibilidade com desempenho
• aceitarem e modelarem tempos de trabalho focado, sem interrupções
• tornarem as reuniões mais curtas, mais claras e com regras de não usar o telemóvel

Sobretudo para líderes em início de carreira, isto conta: quem protege a equipa das armadilhas do multitasking obtém melhores resultados e menor rotatividade.

Como “venderes” o teu estilo de trabalho de forma inteligente

No CV e na entrevista, não tens de insistir que consegues fazer cinco coisas ao mesmo tempo. Muito mais forte é sublinhar a tua capacidade de fechar tarefas complexas com estrutura e fiabilidade.

Formulações que encaixam melhor num estilo que favorece a carreira, por exemplo:

• “Trabalho com concentração e priorizo de forma consistente quando o stress aumenta.”
• “Mesmo com muitos pedidos, mantenho a visão geral e tomo decisões claras.”
• “Crio condições de trabalho para que as tarefas importantes sejam concluídas sem interrupções.”

Assim, transmites que queres entregar resultados - e não apenas parecer ocupado.

Porque a monotarefa consciente pode ser o teu maior impulso de carreira

A palavra “fazer monotarefa” pode soar aborrecida à primeira impressão. No dia a dia, porém, significa que deixas de desperdiçar energia a dispersar-te. Entregas resultados mais limpos, estás mais presente nas conversas, pareces mais seguro - e ficas associado, para chefes e colegas, a uma imagem de fiabilidade.

Em tempos cheios de distracções, isso pode tornar-se uma vantagem real de carreira: quem mostra que consegue focar-se tem maior probabilidade de ficar com projectos, orçamentos e equipas. Não por fazer mais barulho, mas por entregar quando é preciso.

---