Open space: o que o EEG revela sobre o cérebro no escritório

Muitas empresas continuam a apostar em escritórios em open space. À primeira vista, parecem actuais, flexíveis e uma forma de poupar área. No entanto, novos dados da neurociência apontam noutra direcção: a pessoa consegue trabalhar nesse ambiente - mas o cérebro fica a funcionar em regime de esforço constante. Em contrapartida, gabinetes individuais ou pequenos espaços de recolhimento reduzem de forma clara a carga mental.

Como os investigadores “espreitaram” o cérebro no open space

Num estudo recente, uma equipa de uma universidade espanhola equipou 26 adultos com auscultadores móveis de EEG. A eletroencefalografia regista a actividade eléctrica do cérebro através de sensores colocados no couro cabeludo. Os participantes realizaram tarefas típicas de escritório: ler e responder a e-mails, verificar notificações, memorizar listas de termos e reproduzi-las.

O ponto-chave do desenho do estudo foi simples: todas as pessoas fizeram exactamente as mesmas tarefas em dois ambientes bem definidos.

• Um open space clássico, com colegas visíveis e audíveis nas proximidades
• Uma pequena cabine de trabalho fechada, com frente envidraçada e claramente menos estímulos

Os investigadores concentraram-se na zona frontal do cérebro, onde se localizam funções como atenção consciente, concentração, planeamento e a capacidade de filtrar interrupções. Foram analisados diferentes tipos de ondas cerebrais, associados a estados mentais específicos.

O que as ondas cerebrais revelam sobre o trabalho no escritório

De forma geral, estes tipos de ondas podem ser entendidos assim:

• Ondas gama: concentração intensa, processamento mental complexo
• Ondas beta: estado activo de vigília, maior tensão, atenção orientada para o exterior
• Ondas alfa: vigília relaxada, atenção passiva (por exemplo, ao ouvir calmamente)
• Ondas teta: relaxamento profundo, atenção interna e, em paralelo, um marcador de fadiga mental
• Ondas delta: sono profundo

No espaço individual silencioso, os traçados de EEG mostraram um padrão claro ao longo do tempo: a actividade beta foi diminuindo, tal como as ondas alfa. Também a actividade geral na região frontal desceu. Em termos práticos, isto sugere que, para executar as mesmas tarefas, o cérebro foi precisando de menos esforço - ou seja, entrou num modo de trabalho mais estável e eficiente.

No open space, o cenário foi o oposto.

"Com tarefas idênticas, no open space aumentaram os sinais de pensamento complexo, fadiga interna e tensão contínua - apesar de o desempenho se manter igual do ponto de vista externo."

As ondas gama foram subindo de forma contínua, indicando maior carga de processamento mental exigente. Ao mesmo tempo, aumentaram as ondas teta, frequentemente associadas tanto à memória de trabalho como ao esgotamento mental. Além disso, dois indicadores compostos cresceram de forma marcada: o nível de vigília interna e a intensidade do envolvimento mental.

Em linguagem directa: no open space, o cérebro tem de trabalhar bastante mais para produzir o mesmo resultado. Uma parte dessa energia parece ser consumida apenas a filtrar, de forma permanente, ruído de fundo, movimentos e conversas.

Porque “ignorar” o ruído não resulta

Muitos trabalhadores conhecem a ideia: “Eu simplesmente ignoro.” Do ponto de vista neurocientífico, isso só funciona até certo ponto. Estímulos como vozes, toques de telemóvel ou colegas a passar chegam sempre ao cérebro. O que pode mudar é a forma como são avaliados - isto é, se reagimos de modo consciente ou não.

Reprimir essas distrações tem custo energético. Grande parte desse filtro acontece sem intenção consciente, mas é precisamente isso que se reflecte nas ondas cerebrais. A sensação exterior de “estou a trabalhar normalmente” pode esconder que, em segundo plano, o esforço mental está a aumentar.

Um detalhe relevante: o estudo espanhol encontrou diferenças muito maiores entre indivíduos no open space. Alguns cérebros reagiram de forma extrema, outros apenas moderadamente. Isto indica que nem todas as pessoas têm a mesma tolerância a ruído e estímulos. Quem se sente constantemente drenado num escritório aberto, provavelmente não está a imaginar - pode estar apenas a reagir com maior sensibilidade.

O que estudos anteriores mostram sobre escritórios em open space

Os novos dados de EEG encaixam numa sequência longa de estudos dos últimos anos. Num experimento de 2021 com 43 participantes, foi medido o impacto dos sons típicos de open space no stress físico. A equipa registou frequência cardíaca, condutância da pele e analisou expressões faciais com recurso a IA.

"Resultado: o humor negativo aumentou no open space em cerca de um quarto e o stress fisiológico em cerca de um terço."

Outras investigações mostraram que conversas de fundo, telefonemas e ruído geral pioram o desempenho cognitivo. As tarefas mais afectadas são as que exigem memória de trabalho e concentração precisa - exactamente o núcleo do trabalho do conhecimento.

Também inquéritos de grande escala apontam no mesmo sentido. Uma análise com mais de 42.000 trabalhadores de escritório em quatro países concluiu que quem trabalha em open space, em média, está significativamente menos satisfeito com o ambiente de trabalho do que colegas com gabinete próprio. As críticas principais repetem-se: ruído e falta de confidencialidade.

Hoje, na investigação sobre trabalho, a mensagem é clara: o desenho do espaço não é um detalhe “agradável de ter”; influencia carga cognitiva e saúde de forma comparável ao impacto de uma cadeira de escritório mal ajustada nas costas.

O que as empresas podem mudar na prática

A tendência para o trabalho híbrido deu a muitas organizações mais margem para reconfigurar espaços. Se nem toda a gente está no escritório ao mesmo tempo, deixam de ser necessários tantos postos fixos. Algumas empresas estão a aproveitar isso para transformar áreas abertas de forma mais estratégica.

Um exemplo conhecido é a sede da LinkedIn em San Francisco. A empresa reduziu para metade o número de secretárias no grande espaço e testou cerca de 75 tipos de área: zonas de foco, salas de descanso, espaços para alinhamentos rápidos, lounges criativos e cabines para chamadas.

Para tornar o escritório mais “amigo do cérebro”, algumas medidas possíveis incluem:

• Criar salas de recolhimento ou pequenas cabines para trabalho concentrado
• Aplicar soluções acústicas como painéis suspensos no tecto, revestimentos de parede, alcatifas e soundmasking
• Reduzir estímulos visuais com divisórias, plantas e percursos de circulação bem definidos
• Separar de forma clara zonas para telefonemas, conversas espontâneas e videochamadas das áreas de foco
• Estabelecer regras claras para volume e comportamento no open space

Sim, estas alterações tendem a ser mais caras do que manter um espaço aberto simples com filas de mesas. Ainda assim, estudos sobre produtividade e rotatividade sugerem que escritórios mal planeados podem gerar, ao longo dos anos, custos escondidos de milhões - através de erros, trabalho mais lento, mais dias de baixa e maior vontade de mudar de emprego.

Como os trabalhadores se podem proteger

Nem todas as empresas mudam o conceito de escritório de um dia para o outro. Quem está hoje num open space pode, mesmo assim, ajustar alguns pontos.

• Auscultadores com cancelamento de ruído: reduzem sobretudo ruído de fundo constante. Conversas muito próximas não desaparecem por completo, mas ficam bastante mais abafadas.
• Horários fixos de foco: quando a equipa define janelas em que se evita interromper, o número de interrupções espontâneas desce de forma visível.
• Mudança de espaço: muitos edifícios têm salas de reunião pouco usadas ou recantos silenciosos. Levar para lá tarefas complexas alivia o cérebro.
• Comunicação transparente: dizer abertamente quando não se quer ser interrompido costuma gerar mais compreensão do que se imagina.

Também vale a pena rever hábitos pessoais: multitarefa, verificar e-mails a toda a hora e manter chats abertos em paralelo amplificam ainda mais o efeito do open space. Fazer uma tarefa de cada vez pode soar antiquado, mas do ponto de vista cognitivo é mais eficiente.

O que “carga mental” no escritório significa de facto

A expressão “carga cognitiva” pode parecer abstracta, mas descreve algo muito concreto: a quantidade de informação que a memória de trabalho tem de processar ao mesmo tempo. Num ambiente com poucos estímulos, essa carga vem quase exclusivamente da tarefa. Num open space, entra uma segunda camada - a gestão contínua de estímulos.

Isto ajuda a explicar porque é que algumas pessoas chegam ao fim do dia esgotadas, mesmo quando o dia não pareceu objectivamente “stressante”. O cérebro manteve-se sob uma tensão ligeiramente mais alta, sem drama visível. Com o tempo, isso pode afectar sono, motivação e propensão a erros.

Muita gente subestima este efeito porque ele se instala devagar. No início, o espaço aberto pode parecer enérgico e comunicativo. Só após horas ou semanas se torna evidente quanta energia o modo permanente de filtragem consome.

Quando as empresas levam isto a sério e disponibilizam diferentes tipos de espaço, não estão apenas a responder à escassez de talento. Estão, de forma muito concreta, a reduzir a “trabalho mental” diário que as pessoas gastam só para ignorar interrupções - libertando capacidade para aquilo que realmente justifica o salário: decisões inteligentes, análises rigorosas e ideias criativas.

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