Teletrabalho: A gestão dos recursos do projeto na nova era | IMF Business School
IMF Business School

Entidade colaboradora de:

Universidad Nebrija ISPA I.E.S.F. LSDM Universidad Camilo
MENU

Encontre a sua formação:

Contacte-nos:

(+351) 217 960 356

Contacte-nos

+351 217 960 356

De fora de Portugal

217 960 356

A partir de Portugal

Contacte-nos por Whatsapp

+351966021958

 

Pedir Informação

MENU

>>

Teletrabalho: A gestão dos recursos do projeto na nova era

25-03-2021

 

Nestes tempos, em que fatores externos à organização dificultam o ritmo natural do curso dos projetos, temos que adaptar a forma de controlar vicissitudes na organização. Uma das causas mais importantes e impactantes de tudo, isto é, a COVID-19 e por esse motivo, o teletrabalho veio para ficar.

Focaremos então na forma como gerimos os recursos na atualidade, dando como exemplo o teletrabalho, para enfrentar as adversidades que este pode causar.

 

Planificar a gestão de recursos

 Iniciamos um novo projeto e devemos determinar e identificar uma abordagem a fim de assegurar que haja recursos suficientes disponíveis para a conclusão bem-sucedida do mesmo.

 Estes recursos podem incluir:

  • Colegas de trabalho;
  • Fornecimentos;
  • Materiais;
  • Equipas;
  • Serviços;
  • Instalações;

 

Planificaremos a disponibilidade desses recursos ou a competição por aqueles que são escassos.

Embora seja verdade que a pandemia envolve uma série de dificuldades, tais como, distâncias entre locais de trabalho ou higiene, enfrentaremos este desafio determinando uma série de recursos e estratégias para que o impacto seja o mais baixo possível.

 

 

Ferramentas e técnicas

Utilizaremos diagramas hierárquicos e matrizes de atribuição de responsabilidades e, por fim, uma vez a cada quinze dias faremos uma reunião de equipa para avaliar a evolução do projeto e a situação de cada pessoa.

Para isso, iremos garantir que dos 30 recursos humanos disponíveis, metade possa exercer as suas funções fisicamente na organização e a outra metade a partir de casa, invertendo a ordem na semana seguinte, respondendo a um organograma desenhado para a ocasião.

Os funcionários que trabalham em casa, poderão usufruir de uma infraestrutura tecnológica para que a qualidade do seu projeto não seja prejudicada.

Cabe-nos destacar que esses recursos podem ser obtidos a partir dos ativos internos da organização ou de fora dela, através de um processo de aquisição. Se outros projetos competirem pelos mesmos recursos ao mesmo tempo e local, isso pode afetar significativamente os custos, cronogramas, riscos, qualidade e outras áreas do projeto.

Por último, para um bom planeamento da gestão de recursos, consideraremos uma série de documentos que fazem parte deste processo, tais como:

  • Cronograma do projeto;
  • Documentação de requisitos;
  • Registo de riscos;
  • Registo de interessados;

 E, por outro lado, fatores ambientais da empresa e ativos dos processos da organização.

 

 

Estimar os recursos das atividades

Através deste processo, estimaremos os recursos do equipamento e o tipo e quantidades de materiais, equipamentos e fornecimentos necessários para executar o trabalho do projeto.

No nosso caso, tendo uma ocupação de 50% do escritório, vamos disponibilizar a grande parte do equipamento informático às pessoas da equipa que trabalham a partir de casa.

Faremos também uma revisão deste processo periodicamente ao longo do projeto e durante esta situação excepcional, conforme necessário, identificando o tipo, a quantidade e as características dos recursos disponibilizados.

Sendo que este processo está intimamente delineado com outros processos, como por exemplo o processo de estimativa de custos, iremos analisar como a atribuição e redução de recursos repercute no orçamento, podendo manter um equilíbrio e assim, não reduzir os custos do projecto.

 Este processo “Estimar os recursos das atividades” será concluído com uma série de documentos, tais como:

  • Atributos da atividade;
  • Lista de atividades;
  • Registo de suposições;
  • Estimativa de custo;
  • Calendário de recursos;
  • Registo de riscos;

Devemos ter em consideração uma série de fatores ambientais que afetam diretamente este processo:

A localização dos recursos, a sua disponibilidade, as habilidades dos recursos da equipa, a cultura da organização, dados publicados para estimativa ou condições de mercado.

 

 

Ferramentas para estimar os recursos

 Ao estimar os recursos, contaremos com diferentes ferramentas, como:

  • Uma opinião de especialista;
  • Três tipos de estimativas:
  • Ascendente;
  • Análoga;
  • Paramétrica;
  • Análise de dados para avaliar as opções identificadas, de modo a selecionar as opções ou abordagens a usar para executar e realizar o trabalho do projeto;
  • Sistema de informação para a gestão de projetos. (#PMIS), usaremos um software de gestão de recursos que pode ajudar a planear, organizar e gerir grupos de recursos e desenvolver estimativas para eles;
  • Planear reuniões com gerentes funcionais para estimar os recursos necessários;

 

 

Adquirir recursos

 Mediante este processo, analisaremos a obtenção de membros da equipa, instalações, equipamentos, materiais, fornecimentos e outros recursos necessários para concluir o trabalho do projeto.

 Esse processo traz-nos um grande benefício, como descrever e orientar a seleção de recursos e destiná-los às suas respectivas atividades.

 Teremos dois tipos de recursos:

  • Os estagiários são adquiridos (atribuídos) de gerentes funcionais ou de recursos;
  • Os externos são adquiridos através dos processos de aquisição, que no nosso caso, serão todos os equipamentos informáticos necessários ao bom exercício e desempenho dos trabalhadores.

 

Nós, como gestores de projeto, devemos negociar e influenciar efetivamente as pessoas que estão em posição de fornecer a equipa e os recursos físicos para o projeto.

Um facto importante a ser considerado é, se a aquisição dos recursos necessários para o projeto não for alcançada, os cronogramas, orçamentos, satisfação do cliente, qualidade e riscos do projeto podem ser afetados, ou mesmo levar ao cancelamento do projeto.

 

 

Ferramentas e técnicas

A disponibilidade de recursos, custo, capacidade, experiência, conhecimento, habilidades, atitude e fatores internacionais são critérios que podem ser usados ​​na tomada de decisão, sendo uma ferramenta fundamental para gerir o processo de aquisição de recursos.

Esta situação excecional de teletrabalho não tem que acarretar unicamente riscos negativos, mas pode trazer-nos alguns benefícios, como poder contratar pessoas da mesma organização que vivam em áreas geográficas dispersas, podendo proporcionar uma experiência especial a uma equipa, avançando em projetos que teriam sido suspensos ou cancelados por despesas de viagem ou por consequência da pandemia em que vivemos atualmente e, por outro lado, poupar em despesas de escritório, reduzindo no nosso caso o quadro de funcionários que trabalham fisicamente na organização.

 

 

Desenvolvimento da equipa

Utilizaremos a situação atual para converter os inconvenientes que podem derivar de uma gestão de equipa mediante o teletrabalho, em benefícios, melhoria de competências, interação dos membros da equipa e o ambiente envolvente, proporcionando um conjunto de regras para um melhor desempenho do projeto, como por exemplo:

Fazer reuniões a cada 15 dias usando softwares como Teams, Skype, etc.

Aproveitar essas reuniões utilizando uma comunicação aberta e eficaz, criando oportunidades para o trabalho em equipa, desenvolvendo a confiança entre os membros da equipa, gerindo os conflitos que possam surgir de forma construtiva e promovendo a tomada de decisões de forma colaborativa.

Um dos modelos utilizados para descrever o desenvolvimento de uma equipa é o da #escada de Tuckman, que estabelece cinco etapas de desenvolvimento pelos quais as equipas podem passar.

 Estas etapas são:

  • Formação;
  • Turbulência;
  • Estandardização;
  • Desempenho;
  • Dissolução;

A situação que nos preocupa, que é o teletrabalho, uma etapa bastante importante e que pode causar desvios no projeto é a #Turbulência, durante a qual os membros da equipa podem não colaborar ou estar abertos a ideias e perspectivas diferentes por não estarem fisicamente com os restantes elementos pertencentes à equipa, o que pode se tornar contraproducente.

Portanto, faremos especial ênfase na realização de reuniões periódicas para reduzir este risco tanto quanto possível.

O nosso objetivo é atingir uma etapa de #Dissolução satisfatório por meio do #Desempenho no qual a equipa funciona como uma unidade bem organizada.

Neste ponto, encontramos-nos com situações para resolver que podemos gerir, através de utilização de uma série de ferramentas como:

#Co-localização, que utilizaremos para colocar a vários ou todos os membros mais ativos da equipa no mesmo local, isso significa que, como já mencionámos anteriormente, metade dos elementos permanecerá em suas casas a trabalhar e a outra metade no escritório, apoiando esses membros mais ativos de pessoal menos qualificado e podendo assim ter um equilíbrio de recursos físicos a cada semana.

Equipas virtuais, que nos ajudarão a reduzir custos, menos viagens e despesas de realocação. Garantiremos que essa tecnologia possa criar um ambiente da equipa online para armazenar arquivos, usar threads de tópicos específicos e manter um calendário de equipa.

 

 

Outra ferramenta importante é a tecnologia de informação

O que nos proporcionará um portal compartilhado, tanto videoconferências como videoconferências, que utilizaremos para uma melhor comunicação em reuniões periódicas e emails.

Parte do processo de desenvolvimento da equipa, envolve reconhecer e recompensar o comportamento desejável. Nunca é demais congratular um funcionário pelo bom desempenho das suas funções, o que resultou na conclusão bem-sucedida da sua tarefa.

 

 

Controlar os recursos

Asseguraremos que os recursos físicos e adjudicados ao projeto estão disponíveis conforme planeado, bem como a sua monitorizar a utilização de recursos planificada face à realidade e tomar as medidas corretivas necessárias.

Acompanharemos a disponibilidade dos nossos recursos humanos, tanto os que se encontram no escritório como os que estão em teletrabalho naquela semana, além de libertar os recursos que não sejam mais necessários para cada momento do projeto.

Faremos esse controlo e monitorização continuamente em todas as fases do projeto e ao longo de seu ciclo de vida.

Devido à situação em que vivemos, devemos adaptar-nos às condições adversas e gerir os nossos recursos da melhor forma possível, auxiliando-nos com uma série de guias e normas para a conclusão satisfatória do projeto.

Neste caso específico, devemos dar maior ênfase à gestão, controlo e planeamento dos recursos que podem levar a mais desvios ao projeto, como recursos humanos atuando fora do ambiente inicial de trabalho e consequentemente a determinação ou redução de recursos materiais como consequência desta situação.

 

 

 

Pós-graduação em Gestão de Projetos - 100% Online

As metodologias ágeis que estão a fazer parte de todas as áreas funcionais de uma empresa exigem que deixemos de desenhar os nossos objetivos a longo prazo e sejamos capazes de pensar em projetos, com metas que persigam a criação de valor a curto prazo.

A formação em gestão de projetos permite desenvolver uma metodologia para implementar alterações em processos de negócio, dessa forma, houve um aumento exponencial de vagas profissionais relacionadas com processos de transformação. Este tipo de programas permitirá vantagens perante um candidato que não conheça com profundidade a gestão de projetos.

 

Direção de projetos complexos com um programa de estudos que integra as mais atuais exigências do Project Management Institute (PMI).

 

Usufrua ainda de até 10% DESCONTO até ao dia 26/03/21 
em todos os cursos IMF Business School

 

Pág.
1
2
Pág.
1
2

Pedir Informação

X

Aceito a Politica de Privacidade.

Aceito receber informação e ofertas comerciais por qualquer meio, incluindo comunicações eletrónicas da IMF International Business School SL sobre eventos, notícias, novidades e os seus produtos e serviços através da geração de perfis.

Aceito a comunicação de dados a entidades do grupo IMF, com os mesmos fins dos indicados anteriormente.

Descarregar o Programa

X

Aceito a Politica de Privacidade.

Aceito receber informação e ofertas comerciais por qualquer meio, incluindo comunicações eletrónicas da IMF International Business School SL sobre eventos, not�cias, novidades e os seus produtos e servi�os atrav�s da gera��o de perfis.

Aceito a comunicação de dados a entidades do grupo IMF, com os mesmos fins dos indicados anteriormente.

Candidaturas On-line

X
Após o processo de candidatura on-line, um assessor académico entrará em contacto para requerer os seguintes documentos:

- Documento de Identificação;
- Certificado de Habilitações;
- Curriculum Vitae;

Aceito a Politica de Privacidade.

Aceito receber informação e ofertas comerciais por qualquer meio, incluindo comunicações eletrónicas da IMF International Business School SL sobre eventos, not�cias, novidades e os seus produtos e servi�os atrav�s da gera��o de perfis.

Aceito a comunicação de dados a entidades do grupo IMF, com os mesmos fins dos indicados anteriormente.